KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Nedir?

Yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta” olarak kabul edilen KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), iletilerin içeriğinin ve gönderim zamanın zaman damgası atılarak değiştirilemediği, gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, iletinin alıcıya iletilip iletilmediğini oluşturduğu deliller ile teyit eden, hukuki geçerliliğe sahip güvenli elektronik posta hizmetidir.

KEP son derece güvenli ve resmi geçerliliği olan bir e-posta çözümüdür.
KEP, elektronik posta yoluyla, yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli bir şekilde belge ve bilgi paylaşımı gerçekleştirilebilen ve bu işlemlerle ilgili kesin delil sağlayan tek araçtır.

Kayıtlı elektronik posta (KEP), iletilen e-postaların içeriğinin ve zamanın değiştirilemediği, gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, e-posta’nın karşı tarafa iletilip iletilmediğini teyit eden, hukuki geçerliliği olan güvenli bir elektronik posta hizmetidir.

Veri Bütünlüğü

Bir e-postanın ekleriyle birlikte, e-imza ve zaman damgası kullanılarak, iletildiğini ve içeriğinin başkaları tarafından değiştirilmediğini,

Kimlik Doğrulama

Gönderen ve Alan tarafların kimliğinin tespitini ve geçerliliğini,

İnkar Edilemezlik

Gönderildiğinin veya alındığının, gönderim ve alınma zamanının kesin tespitini,

Delil Sağlama

İletilere ilişkin gönderici, alıcı, iletim zamanı gibi bilgileri saklamayı ve taraflara ulaştırmayı “garanti” altına almaktadır.

KEP NE SAĞLAR?

KEP kişiler ve kurumlar arasında resmi ve hukuken geçerliliği olan klasik kanallar üzerinden gerçekleştirilen iletişimi elektronik ortama taşıyarak;

  • Gönderi, depolama ve diğer lojistik giderlerinde azalma,
  • Kullanım kolaylığı,
  • Hızlı ve lokasyon bağımsız iletişim imkanı,
  • İş süreçlerinde verimlilik artışı,
  • Takip kolaylığı,
  • Çevrenin korunmasına katkı sağlamaktadır.

KEP’İN FAYDASI NEDİR?

KEP sisteminin kullanıcısı olan gönderici, kayıtlı elektronik postanın kendisi tarafından gönderilmediğini ve aynı sistemin kullanıcısı olan alıcı ise kayıtlı elektronik postanın kendisine ulaşmadığını iddia edememektedir.
 
KEP sisteminin bir kayıtlı elektronik postanın bir göndericiden bir alıcıya iletilmesi sırasında meydana gelen bütün işlemlere ilişkin tuttuğu kayıtlar delil mahiyetinde ve hukuki geçerliliğe sahip belgelerdir. Böylece gönderi inkâr edilemez ve evrakta sahtecilik gibi durumların önüne geçilir.
 
Bir firmanın çalışanlarına KEP adresi alması ile  çalışanlarına hem kurumsal hem de bireysel yazışmalarını, poliçe işlemlerini yasal geçerli, güvenli, hızlı ve rahat bir şekilde KEP üzerinden yapabilirler.
 
EDM Bilişimin EDMKEP olarak sağladığı KEP hizmeti farklı sektörlerde büyük kolaylık ve rahatlık getiriyor. Yazışmalarının yasal geçerli olmasına ihtiyaç duyan firmalar, artık EDM Bilişimin lisanslı markası EDMKEP’ten alacakları KEP adresiyle hem ekonomik hem de çevresel fayda sağlıyor.

UETS VE EYP

Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS), Devlet teşkilatının kullanmak zorunda olduğu Devlete ait resmi dijital tebligat sistemidir. Yani, Devlet kurumları, Özel sektör ve şahıslar KEP sistemi üzerinden noter gücünde yazışma yapabilirken, Devlet kurumları ayrıca birbirlerine UETS üzerinden tebligatlarını yapar. Bu yüzden KEP ile UETS entegrasyonu büyük öneme haizdir. UETS sistemini EDMKEP’e entegre eden firmalar UETS’ye gelen tebligatlara KEP üzerinden cevap verebilmektedir.
 
Elektronik Yazışma Paketi (EYP), Devlet yazışmalarında kullanılmak zorunda olunan Devlet Yazışıma protokolüdür. Dosya uzantısı .eyp olarak geçmektedir. Bu yüzden KEP sistemi içerisinden EYP uyumlu olması ve daha önemlisi EYP paketi kapsamında yazışmayı versiyon fark etmeksizin KEP içinde bulundurması, imzalama yapabilmesi ve bunları otomatik yapması büyük öneme sahiptir.

KEP ÖZELLİKLERİ

Yeni TTK ile hayatımıza giren Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) güvenli e-posta hizmetidir. KEP sisteminde elektronik imza kullanımı kişinin kendisi olduğunu garanti eder.

Gönderim, teslim ve okunma zamanı, zaman damgası ile KEP sisteminde kayıt altına alınır ve değiştirilemez. Gönderiniz alıcı tarafından okunmasa bile 24 saat sonunda okundu kabul edilir ve okudu, gördü, kabul etti delili oluşturulur.

Gönderinizin içeriği KEP sisteminde tutulmaz sadece delil izi tutulur. KEP sisteminden yollanmış sözleşmenin delil izi kaydı ile yolladığınız orijinal dosyayı ispat edebilirsiniz.

Bilgi akışının hızlı ve güvenli ilerlemesini sağlar. Resmi ve ticari yazışmaların hızlanmasını sağlar.

Kurum, firma ve bireyler, şahsen ulaştırılması gereken veya içeriğin bütünlüğünün korunmasını gerektiren işlemleri, KEP ile bilgisayarındaki bir tuş ile kolayca ve hızlıca yapabilir.

Kâğıt kullanımı ortadan kaldırır. Çevrenin korunmasında katkı sağlar.

ETSI TS 102 640, TS ISO/ IEC 27001, ISO27701, BS 10012, ISO/ IEC 27031 ve ISO 9001 standartlarına tam uyumlu evrak akışı, loglama ve arşivleme sağlar.

KEP KİMLERE ZORUNLU?

Tüm Anonim ve Limited Şirketler KEP adresi edinmeye ve zorunluluk kapsamındaki kurumlarla KEP üzerinden yazışmaya zorunludur.
 
E-ticaret faaliyet alanına haiz şahıs şirketleri de dahil tüm firmalar KEP adresi edinmeye, e-ticaret sayfalarında ya da mağaza bilgilerinde KEP adresini yayınlamaya ve  müşterileri başta olmak üzere ilgili firma ve kurumlarla KEP üzerinden yazışma yapmaya zorunludur.
 
Çeşitli Bakanlıklar kendilerine bağlı iş alanlarındaki firmalara aralarındaki yazışmaların KEP üzerinden olması zorunluluğu getirirmiştir (MEB ile tüm okullar, dil ve sürücü kursları. Sağlık Bakanlığı ile tüm tesisler arasındaki hijyen denetim yazışmaları vb)

KEP HANGİ ALANLARDA KULLANILIR?

KEP ile Tebligat, ekstre, talimat, ödeme emri, bildirim, ihtar, ihbar, mutabakat, sözleşme, poliçe satışı, yenileme ve iptalleri, Beyanname, bildirge, teklif, sipariş, sipariş onayı, başvuru, dilekçe, duyuru ve çağrıların yapılması iştirak taahhütnamesi, Resmi ve Özel Kurumlarla Noter kuvvetinde iletişim İK süreçleri, özgeçmiş gönderimi/alımı ve müşteri şikâyetlerinin bildirilmesi / alınması yapılabilir. Genel kullanım alanları aşağıda belirtilmiştir.

  • Kişilerin ürün ve hizmet aldıkları kurum ve firmalarla dilekçe ve şikâyet yazışmaları
  • E-Ticaret Firmaları ile Hizmet alanlar arasındaki yazışmalar
  • Şirketlerin bayileri ve tedarikçi zincirleriyle yazışmaları
  • Tüm İcra Dairlerinden gelen maaş hacizleri ile ilgili şirket içi tebliğ ve UYAP yazışmaları
  • Tüketici mahkemeleri ile yazışmalar
  • Millî Eğitim Bakanlığı, Tarım Bakanlığı, Sağlık Bakanlığı, Hazine ve Maliye Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı’na gibi bir çok bakanlık teşkilatı ile yazışmalar
  • Sanayi ve teknoloji bakanlığı yazışmaları ve teşvik başvuruları
  • TİM, KOSGEB, Gümrük Bakanlığı İhracat İşlemleri ile ilgili yazışmalar ve Teşvik Başvuruları
  • TAPU Kadastro müdürlükleri tarafından yapılan yazışmalar
  • BDDK, SPK, MASAK gibi kurumlarla yazışmalar
  • Valilikler, Emniyet Müdürlükleri, Elektrik Dağıtım Kurumları, Belediyeler, Barolar, Mali Müşavirlik Odaları, Ticaret Odaları ile yazışmalar
  • Personel bordroları, ihtar, ibra, KVKK vb. yönetmelik tebliğleri gibi önemli yazışmalar.
  • Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi üzerinden gelen tebligatlara cevaplar

Diğer KEP kullanım alanları aşağıdaki gibidir.

  • Kamu yazışmaları
  • Noter üzerinden yapılan tüm tebliğ, ihtar ve ibralar
  • İadeli taahhütlü posta ile yapılan yazışmalar
  • Güvenlik ve gizlilik gerektiren tüm yazışmalar
  • Personele ücret pusulası, zaman çizelgesi, ihtar, ibra ve izin onay formu gibi İK dokümanlarının gönderimi
  • Sicil dosyası işlemleri
  • Denetim ve teftiş gibi tüm yazışmalar
  • Genel kurul toplantı davet ve kayıtları, önemli toplantı çağrıları, her türlü etkinlik daveti
  • Yasal geçerli elektronik mutabakat
  • Elektronik sözleşme
  • Elektronik senet
  • Elektronik sipariş ve sipariş onayı

KEP ADRESLERİ NASIL OLUR?

  • Mersis No ve/veya Kurum adı bilgisinden oluşur.
  • Alan adı @hs09.kep.tr ya da @kurumadı.hs09.kep.tr olabilir.
  • Kurum kısa adı kullanılabilir.
  • Bölüm, departman isimleri kullanılabilir.
  • Kurum adına KEP adresini kullanmaya yetkili kişilerin isimleri kullanılabilir.
  • müşteriadi.tebligat@hs0x.kep.tr
  • kurumadı@kurumadı.hs0x.kep.tr
  • müşteriadi.kurumadı.hukuk@hs0x.kep.tr
  • kurumadı.X@kurumadı.hs0x.kep.tr
  • ad.soyad@hs0x.kep.tr
  • ad.soyad1970@hs0x.kep.tr
  • ad.soyad.34@hs0x.kep.tr

KEP KİMLERE ZORUNLU?

EDMKEP AKTİVASYON İŞLEMİ VE KEP’E GİRİŞ NASIL YAPILIR?

EDMKEP MASAÜSTÜ PROGRAM YÜKLEME VE KEP’E GİRİŞ NASIL YAPILIR?

NEDEN EDM KEP?

MEB DYS sisteminin EYP yazışma protokolü ile uyumlu KEP altyapısıdır, ilave program gerektirmez.

Müşteri tarafından alınan kontörler KEP adresi süresi kadar devreder. Her gönderi, gönderinin ekinin kapasitesine göre kontör düşümü sağlanır.

İstanbul Ankara 4’er ayrı sunucu ile Yedekli Saklama

TS 13298 T1 BELGESİ Kapsamında Yasal Geçerli Arşivleme

Yerinde kayıt, imza doğrulama yetkisi ile ve E-Devlet ile uzaktan kimlik doğrulama ile anında KEP adresi sağlama

Müşteri Kurumun veya firmanın kullandığı ERP, EBYS, Ticari Programlar ve diğer başka programlarla Tam Entegrasyon ve EDM IK Konnektör sayesinde program bağımsız KEP’ten bordro ve evrak gönderimi

3DS GÜVENLİK SİSTEMİ Sayesinde Üstün Şifre Güvenliği ile Saklama, %98 sıkıştırma olanağı sağlayan depository arşiv modülü

Her KEP adresi için Türkiye de tek 250 MB saklama alanı sağlayan KEP Hizmet Sağlayıcısı EDMKEP, böylece EDMKEP müşterisi verilerini uzun süre temizlemek zorunda kalmaz. Veriler ve deliller Turkcell ve Vodafone’un İstanbul, Ankara ve İzmir tesislerinde 4 yedeklemeli saklanır.

Diğer KEP kullanım alanları aşağıdaki gibidir.

  • Kamu ile yazışma yapan özel şirketlerin e-yazışma ortamını kullanabilmesi için hem KEP hesabı sahibi olmaları hem EYP protokolü ile KEP iletisi oluşturabilmeleri hem de UETS ye tam entegre olmaları gerekmektedir.
  • EDMKEP, Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) ve Devlet Yazışma Sistemi’nin protokolü olan Elektronik Yazışma Paketi (EYP) ile tam uyumludur.
  • EDMKEP portalında KEP İletisi, herhangi bir ilave uygulamaya gerek olmaksızın otomatik olarak EYP protokolünde oluşturulur ve UETS ile tam entegre ortam üzerinden otomatik gönderilir.
  • Ayrıca EDM – Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi entegrasyonu sayesinde, yazışmak istenilen kurumun DETSİS numarasına direkt erişilebilmekte ve bu sayede yazışmalar hızlandırılırken, hatalar en aza inmekte, kamu ile işlerin aksamasının önüne geçilmektedir.