Personele ücret pusulası, zaman çizelgesi gibi e-bordro tebligatları dışında, çeşitli nedenlerle (işe geç kalma, kötü davranış, kurallara uymama, giyim kuşam aykırılığı gibi disiplin suçları nedeniyle) gönderilebilen ihtarlar, personellerden alınması gereken ibranameler, personele KVKK gibi kurumsal politikaların, uyulması gereken kuralların, görev tanımlarının, izin onaylarının, zimmet onaylarının, personel avans-masraf, eğitim katılım bilgilerinin ve diğer yazıların tebligatları KEP üzerinden noter gücünde gönderilir.
Özellikle KVKK ve Uzaktan Çalışma yönetmeliği kapsamında personele KEP bildirimleri son dönemlerde artış göstermiştir.
EDM sistemi üzerinden gelen UETS’ler tek tıkla açılıp, okunabilir ve otomatik cevap oluşturulabilir. Özellikle personele gelen hacizlerin tam otomatik süreçle; İcra Dairesi, İK Departmanı, Personel, Avukat ve UYAP arasında akışı sağlanır.
PTT nin UETS web sayfasından sadece gelen tebligatları görüntüleyebilir ve yazdırabilirsiniz. Sonrasında PTT ve Noter gibi yasal kanalları kullanarak gelen tebligata veya personel haciz yazılarına ıslak imzalı cevap verebilirsiniz.
Faydaları
KEP gönderilerinde deliller saniyeler içinde oluşur ve 20 yıl saklanır. KEP iletileri dakikalar içerisinde gönderilir.
Tüm personellere ya da şube/departman/personel/ seçerek istenen tebliğ iletilebilir.
Aşağıda detaylandırdığımız kağıt baskısı, arşivleme imzalama operasyonları yanı sıra kurumsallık ve personel motivasyonunu da artı olarak etki eder.
Personel, bordroları başta olmak üzere, şirketin izin verdiği tüm bildirimleri KEP delilleri ile birlikte kendi KEP posta kutusundan anında erişebilir. Bu erişim hakkı şirketin izin vermesi kaydıyla personel işten ayrıldıktan sonrada personelin KEP adresini şahsi olarak açık tutması şartıyla devam eder.
EDM KEP IK ürünü için personel başına 250 MB alan ücretsiz sunulur. Şirkete sadece bordroları gönderimi yapacağı ve saklayacağı varsayımıyla 3 yıl yetecek kadar saklama alanı sağlanır. Başka belge gönderimi ya da daha uzun yıllar saklama için alan satışı yapılır.
Hukuki Yönü
4857 Sayılı Kanun’da 24.7.2025 tarihindeki değişiklikle (https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2025/07/20250724-2.htm) personele gönderilen ücret pusulalarının KEP ile %100 yasal geçerli olarak gönderilebileceği kesinleşti. Tüm şirketler personellerine bordro dahil tüm yazışmalarını KEP ile mahkemenin yorum yapamayacağı şekilde resmi gönderebilir.
32965 Sayılı kanunda 4857 sayılı iş kanununa atıfta bulunarak 109. Maddede değişiklik yapıldığı ve 4857 sayılı iş kanunundaki bildirimlerin (feshe neden olan hariç) tüm resmi bildirimlerin, yazışmaların KEP ile yapılabileceği bildirilmiştir.
ESKİ KANUN: 22/5/2003 tarihli ve 4857 sayılı İş Kanununun 109 uncu maddesi – Yazılı bildirim MADDE 109. – Bu Kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerekir. Bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir.
YENİ KANUN: 24/07/2025 tarihli 4857 İş Kanunun 109. Madde revizyonunu getiren MADDE 23. – “Yazılı veya elektronik bildirim, bu kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında veya işçinin yazılı kabulü şartıyla elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli olan kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabı üzerinden gönderilmek suretiyle yapılması gerekir. İş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuracak bildirimler her hâlde yazılı yapılır. Yazılı bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir. KEP sisteminin kullanılmasına ilişkin maliyetler işveren tarafından karşılanır. Bu maddede belirtilen elektronik bildirimler KEP sistemi ile ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılır”.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) maili üzerinden iletilen bildirinin hukuki süreçlerde geçerliliğine ilişkin örnek teşkil edecek bir dava görüldü. İstannul’da 7 yıldır çalıştığı şirkete işten çıkarılması konusunda kendisine bildirim yapılmadığını öne sürerek işe geri dönüş davası açan C.K.’ nın bu talebi, İstanbul 14. İş Mahkemesi’nde görülen davada alınan kararla reddedildi.
Mahkemenin açıkladığı gerekçeli karar metnine göre; davalı tarafınca sunulan evrakları incelediğinde davacı C.K’ ya iş akdinin feshedileceğinin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinde bildirildiği görüldü. KEP üzerinden yapılan bildirimin yasal geçerliliğine emsal teşkil eden bu karar sonunda davacı C.K.’ nın işe geri dönüş davası reddedildi.
Yüksek Mahkemenin kararında ‘Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında yönetmeliğin 15. maddesinde ‘KEPHS’ ni kep sistemi üzerinde sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır. KEP hesabı kullanılarak gerçekleştirilen tüm işlemlere ilişkin hukuki sonuçlar hesap sahibi üzerinde doğar” hükmü getirilmiştir ayrıca aynı yönetmeliğin 11. maddesinin ikinci fırkasında “KEP hesabının, hesap sahibi tarafından kendi nam ve hesabına kullanılması esastır” ve 12. maddesinde hesap sahibinin KEP hesabına ulaşarak gelen iletileri kontrol etmesinin esas olduğu hükmü altına alınmıştır” denildi.
https://www.haberler.com/hukuk-mucadelesi-kep-e-takildi-12825511-haberi/
İşveren ve personel arasındaki anlaşmazlık nedeni ile her gün 100’lerce dava açılmaktadır. 10 yılı aşkın süredir uygulamada olan KEP ile İK süreçlerinde bugüne kadar hiçbir mahkeme “e-imza ile imzalanan”, “zaman damgası ile damgalanan” ve “KEP ile gönderilen” e-bordro ve diğer personel tebligatlarının geçersiz olduğunu hükmetmemiştir. Ayrıca T.C. Çalışma Bakanlığı ve SGK, KEP ile bordro gönderiminin yasal olduğunu bildirmişlerdir.
Hukuki Görüş:
- 5070 Sayılı Elektronik İmza Yasası Madde 5- Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur.
- Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Yönetmeliği MADDE 15-1 gereği KEPHS’nin KEP sistemi üzerinden sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır.
- V.U.K. Madde 238 maddede “Hizmet erbapları için, ücretin ödendiğine dair bankadan dekont/makbuzu bulundurulduğunda, imza şartının olmadığı” belirtilmektedir.
- İş Kanunu 37. Maddesinde ücret hesap pusulasının imzası ile ilgili olarak, “İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır, ancak çalışan için kesinlikle imza şartının olmadığı açıktır.
- SGK 5510 sayılı kanun 102 e-5 maddesi gereği ücret pusulalarında “makbuz karşılığı ya da banka kanalıyla yapılan ücret ödemlerinde” imza şart aranmaz.
- Yasalarımız ücret hesap pusulasının çalışana mutlaka imzalatılması değil, mutlaka tebliğ edilmesi gerektiğini belirler. İşveren ile personel arasındaki sözleşmeye 4. Ekteki gibi bir protokol eklenmesi şartıyla, KEP ile tebliğ %100 yasal geçerli ve noter gücündedir.
- 24/07/2025 tarihli 4857 İş Kanunun 109. Madde revizyonunu getiren MADDE 23. ile artık KEP %100 geçerli oldu ve tebliğ ve tebellüğ konularında yasallık ile ilgili ucu açık bir alan kalmamış oldu.
Personel protokol örneği ve ilgili dokümanlar mail ekinde sunulmuştur.
KEP İK İŞE ALIM SÜREÇLERİ
KEP İK Ürünümüz sayesinde işe alım süreçlerinde personellerden temin edilmesi istenilen evraklar, EDM KEP İK sistemine yükletilir ve OCR işlemine tabi tutularak personel özlük programında bilgilerin otomatik akışı ve tüm bu evrakların saklama işlemleri otomatik süreçlerle yönetilir. Personelin e-devletten aldığı ve firmaya teslim ettiği evraklarının E-Devletten otomatik karekod üzerinden, geçerlilik tarihi ve evrakın e-devletten indirildiğinin kontörlünü yaparak doğruluğunu sağlar. İK tarafında personel evrakları ve tablosu onaylandığında personele otomatik olarak işe başlangıçta gönderilen tüm yönetmelik ve bilgilendirmeler KEP üzerinden gönderilerek tebliğ edilmiş olur.
İşleyişte Firma/Şube yetkilisi, kendisine personel tarafından iletilen evrakları EDM Özlük İşlemleri arayüzünden sisteme yükler ve bununla birlikte evraklar içerisindeki tüm bilgiler ilgili IK tablolarına işlenir ve süresiz olarak arşive alınır.
İK tarafından personel evrakları ve tablosu onaylandığında personele otomatik olarak işe başlangıçta gönderilen tüm yönetmelik ve bilgilendirmeler KEP üzerinden gönderilerek tebliğ edilmiş olur.