İnsan kaynakları departmanları için özlük dosyaları, evrak takibi, bordro düzenleme, personel ile evrak alışverişi gibi süreçler hem zaman alıcı hem de hata payı yüksek olabiliyor. KEP İK çözümleri, bu yükü hafifletir ve işleri dijital olarak dönüştürerek hem hız hem doğruluk getirir.
KEP İK Nedir?
- EDM KEP İK, işe alım süreçlerinde personele ait evrakların toplama, saklama, geçerlilik takibi gibi işlemleri otomatik hale getiren bir hizmettir.
- OCR (Optik Karakter Tanıma) kullanarak evraklardaki bilgiler otomatik alınır.
- Personel özlük programlarına entegrasyon, evrak saklama süresi, geçerlilik kontrolü gibi özellikler sunar.
Temel Özellikler ve Avantajlar
- Zamandan tasarruf: Evrak işleri, manuel tarama ve kontrol yerine otomasyonla yürür.
- Maliyet düşüşü: Kağıt, posta, fiziki arşiv maliyetleri azalır. EDM’ye göre “zamanın %100, paranın %70 tasarrufu” gibi oranlar mümkündür.
- Saklama güvenliği: Uzun süreli saklama, verilerin güvenli bir altyapıda tutulması. EDM’de 10 yıl saklama ücretsiz.
- Yasal geçerlilik: Mahkemelerde geçerliliği kesin olan belge ve kayıtlar.
- Mobil ve 7/24 erişim: Çalışanlar, yöneticiler sisteme her yerden erişebilir.
KEP İK ile Uygulama Örneği
- Yeni işe alım süreci: aday belgeleri dijital olarak toplanır, OCR ile içerikleri alınır, doğruluk kontrolü yapılır.
- Personelin evrak geçerlilik tarihleri otomatik takip edilir; biten belgiler için uyarılar çıkar.
- Bordro ya da özlük dosyası sistem üzerinden görüntülenip, gerektiğinde elektronik imza ile onaylanacak şekilde düzenlenir.
Kimler Kullanmalı?
- KOBİ’ler, büyük şirketler
- Halka açık şirketler, merkezi yapısı olan kurumlar
- İnsan kaynakları kısmı yoğun çalışan kurumlar
- Uzaktan çalışma ya da çok sayıda lokasyonu olan işletmeler
KEP İK, insan kaynakları süreçlerini dijitalleştirerek hız, doğruluk ve maliyet avantajı getirir. EDM KEP’in sunduğu KEP İK servisi, bu dönüşüm için güçlü bir seçenek sunuyor; hem teknolojik altyapısı hem de hukuki mevzuata uygunluğu ile kurumları destekliyor.